FAQ fournie par la Commission Européenne

01 - Qu'est-ce que le système web VIES (système d’échange d’informations sur la TVA) ?

C’est un système électronique permettant de valider les numéros d’identification TVA des opérateurs économiques enregistrés dans l’Union européenne en ce qui concerne les opérations transfrontières de biens ou de services.

02 - Comment ces informations sont-elles obtenues ?

Lorsque vous devez vérifier le numéro de TVA de votre client situé dans un autre État membre au moyen du système VIES, la demande est envoyée à la base de données nationale correspondante, au moyen d’une connexion sécurisée, afin de vérifier si le numéro y est bien enregistré. Si c’est le cas, le statut «Valide» s'affiche. Si ce n’est pas le cas, le statut «Non valide» s'affiche. En fonction des règles nationales en vigueur en matière de protection des données, certains États membres fournissent également le nom et l’adresse correspondant au numéro de TVA concerné, tels qu’ils figurent dans les bases de données nationales.

03 - Le système indique qu'un numéro n'est pas valable. Que dois-je faire ?

Si un numéro de TVA est signalé comme non valide, commencez par vérifier auprès de votre client que le numéro qu'il a indiqué est exact (nombre de caractères, longueur et code pays). Si le numéro indiqué n'est toujours pas valide, même après vérification, vous devez inviter votre client à prendre contact avec son administration fiscale afin que celle-ci mette à jour les données dans le système national d'échange d'informations en matière de TVA (VIES) (seules les administrations fiscales nationales peuvent mettre à jour les données VIES). Si vous constatez que les données de votre entreprise sont erronées ou qu'elles ne sont pas à jour, vous devez prendre contact avec votre propre administration fiscale et lui demander de les rectifier. Veuillez noter que certaines administrations fiscales de l'UE vous demanderont d'introduire ce type de demandes par écrit ou en complétant un formulaire. Certains États membres exigent un enregistrement supplémentaire pour les opérations intra-UE et n’enregistrent dans leurs bases de données nationales VIES que ces numéros de TVA. Il est donc possible qu’un numéro de TVA ne soit pas validé par le système VIES même s’il est correct, parce que le titulaire ne réalise pas d’opérations intra-UE ou ne s’est pas immatriculé à cette fin auprès de son administration fiscale. L'administration fiscale à contacter est toujours celle qui vous a attribué le numéro d'identification TVA pour lequel des erreurs ou des données inexactes ont été constatées. Il est possible de déterminer cette administration fiscale grâce au code pays, qui précède le numéro d'identification TVA. Les modifications sont effectuées conformément aux procédures internes de l'État membre concerné.

04 - Comment peut-on corriger des informations inexactes disponibles sur VIES ?

Les bases de données de numéros de TVA sont gérées par les administrations fiscales nationales. Si vos données dans le système VIES ne sont pas à jour, vous devez prendre contact avec votre administration fiscale. Dès qu’elles ont été mises à jour, les données sont visibles dans le système VIES. La Commission européenne ne valide pas les changements.

05 - Est-ce que d'autres informations seront fournies ?

Non. Le système ne fait que confirmer si un numéro est valable ou pas. Il ne confirme pas la validité d’un numéro de TVA pour une date dans le passé, mais uniquement pour le jour où la demande est faite.

06 - Faut-il disposer d'un numéro d'identification TVA valable du client avant d'effectuer une livraison intra-UE de biens ou de services ?

Vous devez vous assurer que le destinataire de la livraison dans un autre État membre est un assujetti, car c’est un des éléments qui déterminent le traitement correct de la TVA. Tous les assujettis sont tenus d'informer leur administration fiscale qu’ils réalisent des transactions soumises à la TVA. En contrepartie, l’administration fiscale leur fournit un numéro de TVA unique. Le système VIES permet de vérifier si le numéro de TVA fourni par le client est enregistré dans la base de données nationale correspondante. Vous devez indiquer le numéro de TVA valable de votre client sur votre facture.

07 - Ai-je besoin d'un numéro de TVA valable pour mon état récapitulatif ?

Oui. Le numéro de votre client indiqué dans l’état récapitulatif que vous présentez à votre administration fiscale doit être correct.

08 - Qu’est-ce qu’un état récapitulatif ?

Les assujettis qui effectuent des livraisons intra-UE indiquent le montant total des livraisons au cours du trimestre concerné pour chaque assujetti établi dans un autre État membre sur un état récapitulatif, qui est transmis à l'administration fiscale de l'assujetti ayant effectué les livraisons.

09 - Est-il possible de connaître les algorithmes utilisés par les États membres pour former leurs numéros d'identification TVA ?

La Commission Européenne ne peut pas divulguer ces algorithmes.

10 - Que dois-je faire si mon propre numéro de TVA est signalé comme non valide ?

Le site web de la Commission est un système en temps réel qui vérifie la validité des numéros d'identification TVA par rapport aux bases de données gérées par les États membres. Si votre numéro de TVA est signalé comme non valide, vous devez vous adresser à votre administration fiscale.

11 - Que dois-je faire si le numéro de TVA de mon client est signalé comme non valide ?

Le site web de la Commission est un système en temps réel qui vérifie la validité des numéros d'identification TVA par rapport aux bases de données gérées par les États membres. Autrement dit, lorsque vous vérifiez un numéro, c'est la base de données de l'État membre concerné qui est interrogée. Si le numéro de TVA de votre client est signalé comme non valide, celui-ci doit s'adresser à son administration fiscale.

12 - Que dois-je faire si le site web ne fonctionne pas ?

Le site web de la Commission est un système en temps réel qui vérifie la validité des numéros d'identification TVA par rapport aux bases de données gérées par les États membres. Autrement dit, lorsque vous vérifiez un numéro, c'est la base de données de l'État membre concerné qui est interrogée. Certaines parties du système peuvent parfois être indisponibles en raison de la nécessité d'effectuer des sauvegardes des bases de données des États membres. C'est un problème connu et la Commission s'efforce, en coopération avec les États membres, de garantir que la période pendant laquelle les bases de données sont indisponibles pour raisons de mise à jour est réduite au minimum.

13 - Que dois-je faire si mon adresse IP a été bloquée ?

Il peut arriver que certaines actions soient identifiées comme une utilisation abusive du service. Dans ce cas, l'auteur de la demande (adresse IP spécifique) est bloqué. Si vous estimez qu’une adresse IP a été bloquée par erreur par le service, veuillez contacter TAXUD-VIESWEB.

14 - Que dois-je faire si je reçois un message d’erreur ?

Veuillez consulter la page d'aide sur laquelle vous trouverez une liste de réponses possibles. Si vous recevez un message d’erreur qui ne figure pas dans la liste, veuillez TAXUD-VIESWEB.

15 - Est-il possible d'obtenir le nom et/ou l'adresse liés à un numéro de TVA ?

Certains États membres autorisent l'affichage du nom et de l'adresse de l'assujetti si le numéro de TVA est valable. Si aucun nom/adresse n'est affiché, cela signifie que l'État membre en question n'autorise pas l'affichage de ces données. Les clients ont le droit d'obtenir de leur propre administration fiscale la confirmation qu'un numéro d'identification TVA est associé à un nom et/ou une adresse.

16 - Est-il possible d'obtenir le numéro de TVA d'un client ou d'un fournisseur si l'on connaît son nom et son adresse ?

Il n’est pas possible de rechercher un numéro de TVA à partir d’un nom ou d’une adresse.

17 - Que dois-je faire si je ne peux pas vérifier la validité du numéro de TVA de mon client ?

Si vous pensez que votre client n'est pas assujetti, vous ne devez pas exonérer la livraison, mais facturer la TVA.

18 - Pourquoi certains fournisseurs de logiciels demandent-ils le numéro d'identification TVA lorsque j'effectue des achats en ligne ?

Les fournisseurs de services électroniques, tels que les mises à jour d'anti-virus, sont tenus de facturer la TVA sur les services. Si l'acheteur de ces services est un assujetti, dans certains cas c'est au client, et non au fournisseur, d'acquitter la TVA. Le fournisseur peut donc demander le numéro d'identification TVA du client afin de savoir s'il doit facturer la TVA ou si celle-ci sera acquittée par le client lui-même. Si le client ne dispose pas d'un numéro de TVA valable, le fournisseur facturera la TVA.

19 - Les numéros de TVA autrichiens contiennent le préfixe «ATU», mais ce dernier devient «AT» sur le site web de la Commission.

Le préfixe correct pour l'Autriche est «AT». Les numéros de TVA autrichiens commencent toujours par «U». C'est pourquoi, lorsque vous vérifiez un numéro d'identification TVA autrichien, le premier caractère à saisir doit être «U».

20 - J’essaie de valider un numéro de TVA espagnol, le numéro est valable mais le nom et l’adresse ne s’affichent pas.

Pour les numéros de TVA espagnols, le nom, l’adresse et le type d’entreprise doivent être indiqués avec le numéro de TVA pour que celui-ci puisse être validé. La base de données espagnole ne les fournit pas automatiquement.

21 - Existe-t-il une base de données rassemblant toutes les personnes immatriculées à la TVA ?

Le site web de la Commission est relié aux bases de données TVA des différents États membres et la vérification repose sur les informations disponibles dans la base de données concernée. Il n'y a pas de base de données centrale.

22 - Où puis-je obtenir davantage d'informations sur l'administration fiscale en matière de TVA dans l'UE ?

Vous trouverez ces informations dans la publication TVA: informations spécifiques par pays en visitant le site à l'adresse https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/vat/eu-country-specific-information-vat_fr.

Autres questions

01 - Le numéro de TVA est déclaré comme valide mais les informations sur la société sont remplacées par «---».

Les données sont transmises directement par les Etats membres. Certains pays ont fait le choix de ne pas communiquer les coordonnées des entreprises (c'est notamment le cas de l'Espagne).

02 - Je ne souhaite pas que des informations sur mon entreprise soit communiquées aux tiers via cette application.

Les informations fournies par cette application sont d'ordre public et proviennent de la Commission Européennes. Veuillez contacter le service dont dépend votre pays pour connaître la procédure à suivre pour supprimer les données publiques concernant votre entreprise.

03 - Je reçois un message m'indiquant que en raison d'un nombre important de demandes simultanées de ma part, l'usage de ce service est restreint.

Cela signifie que l'application a reçu plusieurs alertes de la part du service de la Commission Européenne. Ce service est gratuit, il est donc essentiel de le préserver. Pour éviter que le service ne soit supprimé, nous vous demandons de limiter vos recherches.